1.      MÅL OG RAMMER

1.1    BAKGRUNN

                       INNFALLSVINKELEN

Næringslivet er avhengig av et godt offentlig tjenestetilbud, effektiv forvaltning og en tilfredsstillende samhandling mellom offentlig og privat sektor.

Kommunal forvaltning skal kunne betraktes som et lokaliseringsfortrinn for bedriftene. Derfor må kommunens politikere som legger rammer og beslutter, og de kommunalt ansatte som produserer tjenester og underlag for forvaltningsbeslutninger, kjenne godt til næringslivets behov og til egen kommunes næringspolitikk.

Dette forutsetter:

  • aktiv samhandling og dialog mellom kommune og næringsliv

  • definering av forbedringsområder i den kommunale praksis

  • opplæring av kommunalt ansatte som betjener næringslivet

  • vilje og evne til endringer i systemer og rutiner som påvirker servicekvaliteten

En god kommunal/regional næringspolitikk forutsetter at hele kontaktflaten med næringslivet vies oppmerksomhet.  Erfaringsmessig har norske kommuner vært for lite opptatt av sine ”basisfunksjoner” i næringsarbeidet.  I dette prosjektet er det satt fokus på kommunens samlede forvaltningsoppgaver og tjenesteproduksjon som retter seg mot bedrifter og etablerere i tillegg til kvaliteten på samhandlingen mellom kommunen og næringslivet. 

.Sør-Varanger kommune har januar- februar 2017 gjennomført en forstudie som kartla

  • næringslivsbrukernes fornøydhet med kommunal forvaltning og tjenesteproduksjon

    de ansattes og politikernes vurdering av tilsvarende

  • synspunkter på samhandlingen mellom næringsliv og kommune.

     

    Undersøkelsen ble distribuert elektronisk, basert på lister utarbeidet av kommunen. Til sammen 100 bedriftsledere, 41 ansatte med hyppig bedriftskontakt og 38 politikere har besvart undersøkelsen

     

    Resultatene fra undersøkelsen foreligger i egen rapport. Hovedkonklusjonene var:

    • Bedriftene i Sør-Varanger er optimistiske når det gjelder vekst og lønnsomhetsutvikling

    • Svært mange bedriftsledere engasjerer seg for å bidra til en enda mer næringsvennlig kommune og påpeker både velfungerende tjenester og mange forbedringspunkter

    • Tillit, kommunikasjon og samhandling mellom kommune og næringsliv bør bedres

      • på sak

      • ved politikkutforming

      • ved å videreutvikle møteplasser mellom kommune og næringsliv

    • Kommunen bør styrke informasjonen til næringslivet på digitale plattformer; nettsider, Facebook, mv både saksrelatert og om næringsarealer spesielt.

    • Kommunen bør ha bærekraftige planer for næringsarealer og oppdatere annet planverk slik at man unngår å bli en «dispensasjons-kommune».

      De ansatte og politikerne i Sør-Varanger kommune opplever, i all hovedsak, kommunen som profesjonell og med stor vilje til å yte god service til bedriftene. De påpeker imidlertid utfordringene som ligger i hyppige unntak fra planer og bestemmelser, og at saker forsinkes ved mangelfulle søknader fra bedriftene
      •  

Sør-Varanger kommune ved kommunestyret har vedtatt å iverksette et utviklingsprosjekt med ambisjon om å styrke tillit og samhandling mellom kommune og næringsliv.      

            Hvor man:

  • Konkretiserer framdrift for oppdatering av relevante planer med betydning og næringslivet.

  • Forbedrer informasjon til og kommunikasjon med næringslivet

          -  etablering av faste møteplasser hvor bedriftsledere  møter ledere og

             andre relevante ansatte

          -  digitalt via kommunens nettsider

          -  sakstilknyttet i bygge-, regulerings- og havnesaker

  • Utvkler forbedret system for informasjon om tilgjengelige næringsarealer.

  • Gjør forsøk med å prosjektorganisere komplekse næringssaker.

  • Gjennomfører seminar med tema «Næringsvennlig politikk»

           

1.2    PROSJEKTMÅL

Foreløpig effektmål for et framtidig hovedprosjekt:

Samhandlingen mellom næringsliv og kommune er effektiv og god med gjensidig forståelse av forventninger, roller og ansvar med hensyn til lokal næringsutvikling.

Foreløpig mål for et framtidig hovedprosjekt:

Implementering av nye løsninger som

  • Profesjonaliserer kommunens forvaltningsoppgaver for næringslivet

  • Bidrar til bedre samhandling mellom kommune og næringsliv

Styrker kommunens evne til å arbeide utviklingsretta

Dette måles ved gjennomføring av nye undersøkelser.

 

Mål for forprosjektet:

Utvikle og teste løsninger som gjør Sør-Varanger til en mer næringsvennlig kommune gjennom:

  • Forutsigbar og helhetlig næringspolitikk, som kommer til uttrykk i kommunenes overordnede planer og bestemmelser samt i praktiseringen av denne politikken

  • Tilfredsstillende informasjon og kommunikasjon mellom kommune og næringsliv på sak og ved generell samhandling

     

Forprosjektet skal gjennomføres innenfor en ramme på kr 300.000 ex mva. Forprosjektet skal være ferdig senest 1. mai 2018.

Forprosjektet skal avgrenses i forhold til andre relevante forvaltnings- og utviklingsoppgaver

 

2.      PROSJEKTORGANISERING

         ANSVARSFORHOLD

 

            Oppdragsgiver:                      Sør-Varanger kommune ved kommunestyret

Prosjektansvarlig (PA):          Sør-Varanger kommune ved rådmann Nina Bordi Øvergaard

Prosjektleder (PL):                 Sør-Varanger kommune ved fagansvarlig næring og samfunn Stig Ulvang

           

Maximite AS ved Anne-Britt Ruderaas er engasjert som prosessveileder

Styringsgruppe består av:

Nina Bordi Øvergaard            Rådmann SVK, leder

Håvard Lund                          Plan- og utviklingssjef SVK

Arve Henriksen                      Henriksen Shipping Service AS

Yngve Labahå                        Kirkenes bil AS

Thor Morten Bråteng             Nordvent AS

Astrid Hesselberg                   Fagforbundet

Kenneth Stålsett                     Sør-Varanger utvikling AS

Guro Brandshaug                  Kirkenes Næringshage AS

 

MANDATER

             Prosjektansvarlig PA:
Opptrer på vegne av oppdragsgiver og er øverste ansvarlige for utviklingen og måloppnåelsen i prosjektet med det totale prosjektansvaret. Er økonomisk ansvarlig med det overordnede ansvaret for fremdrift og resultat. PA kan initiere, endre retning og/eller stoppe prosjektaktiviteter der målene ikke nås, eller forutsetningene endrer seg, etter å ha konferert med styringsgruppen.

 PA er prosjektleders overordnede og undertegner prosjektplanen sammen med denne. PA leder arbeidet i styringsgruppen.

 PA rapporterer til oppdragsgiver etter fastsatt plan.

 

Styringsgruppe SG:
SG opptrer som kollegium under PAs ledelse. SG godkjenner prosjektplanen og overvåker sammen med PA framdrift og resultat.

 SG har et spesielt ansvar for at prosjektets arbeid og resultater kommuniseres til relevante parter, og at PL mottar relevante innspill.

 SG er ikke operativt ansvarlig for arbeidet i prosjektet.

 Prosjektleder PL:
PL er operativt ansvarlig for gjennomføring av prosjektet. PL Gir dokumentasjon og beslutningsunderlag til PA og SG. Rapporterer til PA.

Prosjektleder har fullmakt til å oppnevne arbeidsgrupper etter behov. 

Prosessleder PSL:

Veileder prosjektleder i det operative arbeidet, med vekt på bistand til prosessarbeidet.

  

3.      RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING        

Internt:

Prosjektgjennomføringen er deleger til administrasjonen, noe som skaper en risiko for at prosjektet og resultatene fra prosjektet ikke oppnår tilstrekkelig forankring på politisk nivå. For å redusere denne risikoen, legges det opp til hyppig rapportering til politisk nivå, og politikerne vil bli utfordret til å komme med ønsker for hvordan de vil involveres.

 Siden prosjektleder inngår i kommunens ordinære produksjonslinjer, kan det videre være en risiko for at PL ikke får frigjort nødvendig tid til å jobbe prosjektretta. For å redusere risikoen, er det initiert en prosess for omfordeling av linjeoppgaver internt på plan- og utviklingsavdelingen.

 Eksternt:

Det kan være en risiko at prosjektet og resultatene ikke oppnår tilstrekkelig forankring i lokalt næringsliv. For å redusere risikoen, er næringslivet representert i styringsgruppa med fire representanter. Det vil i tillegg bli vurdert å involvere næringslivsrepresentanter i eventuell arbeidsgrupper, og det blir viktig å kommunisere undervegsresultater til samfunnet generelt og næringslivet spesielt.

  

4.      GJENNOMFØRING 

            SKISSERING AV HOVEDAKTIVITETER  

  1. Oppstart

    Prosjektplan for forprosjektet ferdigstilles og godkjennes av styringsgruppen. Prosjektorganisasjonen etableres.  

  2. Kompetanseheving

    Kompetanseheving vil være et gjennomgående innsatsområde i forprosjektet. Alle de tre nedenstående innsatsområdene (3,4 og 5) vil legge vekt på læring og deling. I tillegg skal man i forprosjektet:

  • Utvikle og gjennomføre et kompetansetilbud; «Næringsvennlig kommune» for politikere og ansatte.

  • Utvikle og teste kompetanse tilbud; «Effektiv søknadsprosess» rettet mot næringslivet.

Man skal legge vekt på digital kompetanse og alle tilbudene som utvikles skal, så langt det er mulig, gjøres tilgjengelig digitalt.

 

    3.  Informasjon og kommunikasjon mellom kommune og næringsliv 

    Det utvikles og testes en enkel kommunikasjonsstrategi mellom kommunen og næringslivet. Det skal også lages en enkel kommunikasjonsplan for prosjektet.

Kommunikasjonsstrategien skal bidra til mer effektiv samhandling;

  • På sak, med spesiell vekt på plan- og arealsaker

Ved policyutvikling i områder som er spesielt relevante for bedriftene                   

I forprosjektet skal man teste hvordan kommunes behov for innspill og uttalelser fra næringslivet kan skje på en effektiv måte.

 Viktige kommunikasjonskanaler for informasjon til næringslivet vil være kommunens nettsider og nyhetsbrevet Næringsnytt fra Sør-Varanger kommune (evalueres).

 Det er videre viktig å utvikle effektive løsninger også for en mer dialogpreget kommunikasjon med næringslivet. Her er et første steg ordningen med kvartalsvise dialogmøter (evalueres).

 Rolle- og ansvarsdeling mellom kommune og næringsliv skal vies spesiell oppmerksomhet. Herunder saker/tema hvor det kan oppstå tvil om hva som er hhv kommunens og bedriftenes ansvarsområder.

 

 4.  Forutsigbar næringspolitikk

  • Det utarbeides oversikt over sentrale policydokumenter, sammen med en vurdering av behovet for oppdatering/revisjon. Basis for arbeidet skal være kommunens planstrategi vedtatt 2016

  • Det er et ønske at Sør-Varanger kommunen inntar en mer proaktiv holdning til næringsutvikling

 

5. Næringsarealer

  • Man skal utvikle system for effektiv informasjon om tilgjengelige næringsarealer i kommunen

  • Man skal legge vekt på hvordan man framover kan sikre gode og inkluderende prosesser når næringsarealer skal planlegges

  • Informasjon skal være tilgjengelig digitalt

 

FORSLAG TIL FRAMDRIFTSPLAN

Aktivitet/måned

sept

okt

nov

des

jan

feb

mars

april

Oppstart

 

 

 

 

 

 

 

 

Kompetanseheving

 

 

 

 

 

 

 

 

Forutsigbar næringspolitikk

 

             

 

 

 

 

 

 

Informasjon/kommunikasjon

 

             

 

 

             

 

 

 

Næringsarealer

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Styringsgruppemøte

22/9

 

 

5/12

 

Uke 9

 

Uke 17

Info politikere

 

11/10

 

 

??/1

 

 

??/4

 

BUDSJETT

Kostnader

Intern prosjektleder 200 timer a kr 500                     kr  100 000

Prosessveileder      150 timer a kr 1000                   kr  150 000

Reiser/møter                                                             kr    50 000

SUM                                                                          kr  300 000

 

Finansiering

Omstillingsmidler bevilget over 560                          kr  150 000

Innovasjon Norge Arktis                                            kr  150 000

SUM                                                                          kr  300 000